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Guida Operativa
GDPR & Privacy

Come accedere al modulo GDPR, compilare e stampare il DPA, firmarlo, timbrarlo e inviarlo a SellRooms nel pieno rispetto del Regolamento UE 2016/679 e delle indicazioni del Garante della Privacy.

📋 Reg. UE 2016/679 — GDPR 🏛️ Garante della Privacy ✍️ Accordo DPA — Art. 28 📅 Versione Maggio 2026

Contesto Normativo

! Il GDPR e il Garante della Privacy

Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR — Reg. UE 2016/679), in vigore dal 25 maggio 2018, obbliga chiunque tratti dati personali di terzi nell'ambito di un'attività professionale o commerciale ad adottare specifiche misure di sicurezza, trasparenza e responsabilità (accountability).

In Italia, l'autorità preposta al controllo e all'applicazione del GDPR è il Garante per la Protezione dei Dati Personali, un'autorità amministrativa indipendente istituita con la Legge 675/1996 e ora disciplinata dal D.Lgs. 196/2003 (Codice Privacy) come modificato dal D.Lgs. 101/2018.

⚠️ Attenzione: le strutture ricettive sono soggetti obbligati

Hotel, B&B, affittacamere, case vacanza e ogni struttura ricettiva che raccoglie, memorizza o trasmette dati personali degli ospiti (nome, cognome, data di nascita, documento d'identità, nazionalità, ecc.) è considerata dal GDPR un Titolare del Trattamento e deve rispettare tutti gli obblighi previsti dal regolamento, inclusa la stipula di un Accordo per il Trattamento dei Dati (DPA) con ogni fornitore software che gestisce tali dati per suo conto.

Principali obblighi per le strutture ricettive

Obbligo	Riferimento normativo	Cosa significa in pratica
Informativa agli ospiti	Artt. 13-14 GDPR	Consegnare ai clienti un documento che spiega come vengono usati i loro dati
Registro dei Trattamenti	Art. 30 GDPR	Documentare tutte le attività di trattamento dei dati personali
Nomina Responsabili Esterni	Art. 28 GDPR	Stipulare un DPA con ogni software/fornitore che accede ai dati degli ospiti
Privacy by Design	Art. 25 GDPR	Usare strumenti software che garantiscono protezione dei dati per impostazione predefinita
Invio alloggiati	D.M. 7/1/2013	Trasmettere i dati degli ospiti alle autorità (Questura/Portale Alloggiati) in sicurezza

🚨 Le sanzioni del Garante: fino a 20 milioni di euro

Il Garante della Privacy ha il potere di irrogare sanzioni amministrative pecuniarie anche nei confronti di PMI e piccole strutture ricettive. Le sanzioni previste dal GDPR sono:

Fino a € 10.000.000 o il 2% del fatturato mondiale annuo per violazioni minori (es. mancanza del Registro dei Trattamenti, assenza del DPA con fornitori)
Fino a € 20.000.000 o il 4% del fatturato mondiale annuo per violazioni gravi (es. trattamento illecito di dati, mancato rispetto dei diritti degli interessati)
Sanzioni accessorie come il blocco del trattamento dei dati, che in pratica significa non poter più operare

In Italia, dal 2018 a oggi, il Garante ha già sanzionato strutture alberghiere, piattaforme di gestione e operatori turistici. Non essere in regola non è un'opzione.

✅ SellRooms App: la soluzione già integrata

SellRooms App ha già implementato tutti gli strumenti necessari per la conformità GDPR direttamente nel pannello di controllo: Registro dei Trattamenti precompilato, Accordo DPA pronto per la firma, Informativa per gli ospiti al check-in, Cookie Policy e Privacy Policy aggiornate. Devi solo seguire questa guida.

Passo 1

1 Accedi al Pannello di Controllo

Per accedere al modulo GDPR di SellRooms è necessario prima effettuare il login nella piattaforma web. Apri il browser e vai all'indirizzo:

🌐 Indirizzo web

https://www.sellrooms.it

Clicca su "Accedi" o "Login" nell'area in alto a destra della pagina.

🔒 https://www.sellrooms.it/login

📧 Email o Username

🔒 Password

Accedi al Pannello →

Accesso sicuro · Crittografia SSL

Schermata di Login — inserisci le credenziali ricevute da SellRooms

Vai su www.sellrooms.it e clicca su Accedi nel menu principale

Inserisci la tua email e la password ricevute al momento della registrazione

Clicca su "Accedi al Pannello" — verrai reindirizzato automaticamente alla Dashboard

Se non ricordi la password, usa il link "Password dimenticata?" nella pagina di login

Passo 2

2 Vai alla sezione GDPR & Privacy

Una volta effettuato l'accesso, ti trovi nella Dashboard principale. In alto vedrai la barra di navigazione con tutte le sezioni disponibili. Cerca e clicca sulla voce "GDPR & Privacy".

🔒 https://www.sellrooms.it/dashboard

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📅 Prenotazioni

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⚙️ Impostazioni

Check-in Oggi

Prenotazioni

Occupazione

78%

Dashboard principale — clicca su "GDPR & Privacy" nella barra di navigazione in alto

💡 Suggerimento: accesso diretto

Puoi anche raggiungere il modulo GDPR direttamente digitando nel browser:
https://www.sellrooms.it/gdpr-compliance

Passo 3

3 Il Modulo GDPR & Privacy

La pagina GDPR & Privacy è divisa in cinque schede (tab), ognuna dedicata a un aspetto specifico della conformità. Di seguito la descrizione di ciascuna sezione.

🔒 https://www.sellrooms.it/gdpr-compliance

Pagina GDPR & Privacy Compliance — le 5 schede di navigazione

📋 Le 5 sezioni del modulo GDPR:

Registro dei Trattamenti (Art. 30 GDPR) — Elenca tutte le categorie di dati personali trattati, le finalità, le basi giuridiche e i tempi di conservazione. Questo documento viene automaticamente precompilato da SellRooms in base alla tua struttura.

DPA — Accordo per il Trattamento dei Dati (Art. 28 GDPR) — Il contratto legale da firmare tra la tua struttura (Titolare del Trattamento) e SellRooms App (Responsabile del Trattamento). Questo è il documento che devi stampare, firmare e timbrare.

Privacy Policy — La politica sulla privacy della piattaforma SellRooms, che descrive come vengono gestiti i dati degli utenti della piattaforma stessa.

Informativa Check-in (Art. 13 GDPR) — Il documento che devi consegnare ai tuoi ospiti al momento del check-in, che spiega come vengono trattati i loro dati personali (incluso l'invio alla Questura).

Check Tecnico — Verifica automatica dello stato di conformità della tua struttura: controlla se tutte le sezioni sono state completate e se ci sono azioni da intraprendere.

Passo 4

4 Apri e Verifica il DPA

Clicca sulla scheda "DPA". Ti verrà mostrata la scheda dell'Accordo per il Trattamento dei Dati con tutti i dati della tua struttura precompilati automaticamente dal sistema.

🔒 https://www.sellrooms.it/gdpr-compliance#dpa

Scheda DPA — clicca "Stampa PDF" per generare il contratto pronto per la firma

Clicca sulla scheda "DPA" nella barra delle sezioni

Verifica che i dati della tua struttura (nome, indirizzo, email) siano corretti

Se i dati non sono aggiornati, contatta SellRooms a info@sellrooms.it per correggerli prima di procedere

Quando tutto è corretto, clicca il pulsante "🖨️ Stampa PDF — Genera Contratto DPA"

Passo 5

5 Stampa il Contratto DPA

Cliccando su "Stampa PDF" si aprirà una nuova finestra del browser con il contratto DPA già formattato come documento legale professionale, pronto per la stampa in formato A4. Il sistema aprirà automaticamente la finestra di stampa del browser.

🖨️ Anteprima di stampa — DPA SellRooms

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Rif. DPA-XXXX-v1.0

Data: Maggio 2026

ACCORDO PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
(Data Processing Agreement — DPA) · Art. 28 Reg. UE 2016/679

Tra le Parti:
La Tua Struttura SRL, con sede in Via Roma 1, Milano · in qualità di Titolare del Trattamento
— e —
SellRooms App, P. IVA 03294420785 · in qualità di Responsabile del Trattamento

Art. 1 — Oggetto
Il presente accordo disciplina il trattamento dei dati personali effettuato da SellRooms App per conto del Titolare nell'ambito della fornitura del servizio di gestione struttura ricettiva...

Art. 2 — Categorie di dati trattati
Dati anagrafici degli ospiti, documenti di identità, dati di prenotazione, comunicazioni alloggiati...

[... 7 articoli totali ...]

Titolare del Trattamento
La Tua Struttura SRL

Firma del Legale Rappresentante

Apporre timbro aziendale

Responsabile del Trattamento
SellRooms App — P. IVA 03294420785

Firma del Legale Rappresentante

Apporre timbro aziendale

Contratto DPA generato — layout professionale formato A4 pronto per la firma

🖨️ Come salvare come PDF:

Si apre la finestra di stampa del browser (Chrome, Firefox, Edge, Safari)

Nella sezione "Stampante" o "Destinazione", seleziona "Salva come PDF"

Verifica che il formato sia A4 e i margini siano impostati su "Predefiniti"

Clicca "Salva" per scaricare il PDF, oppure "Stampa" per stampare direttamente su carta

Se stampi su carta: usa carta bianca A4, qualità 80g/m² o superiore

Passo 6

6 Firma, Timbra e Invia

Una volta ottenuto il documento stampato (cartaceo o PDF), devi firmarlo e timbrarlo nella sezione firme in fondo al contratto, e inviarlo a SellRooms.

Cosa fare nelle aree di firma:

✅
Firma del Legale Rappresentante — firma con penna nera o blu sulla riga tratteggiata "Firma del Legale Rappresentante". Deve firmare chi ha la rappresentanza legale della struttura (titolare, amministratore, ecc.)
✅
Timbro aziendale — apponi il timbro della tua struttura nel riquadro tratteggiato "Apporre timbro aziendale". Se non disponi di timbro, contatta SellRooms per istruzioni alternative
✅
Approvazione specifica artt. 1341-1342 c.c. — firma anche nella riga in fondo al documento per l'approvazione specifica delle clausole vessatorie (previsto dal Codice Civile italiano)
⚠️
Data — inserisci la data odierna nello spazio apposito prima della firma
⚠️
Luogo — inserisci il comune dove ha sede la tua struttura nello spazio "Luogo"

Come inviare il contratto firmato:

🖨️

Stampa il
contratto

✍️

Firma e
timbra

📷

Scansiona o
fotografa

📧

Invia a
SellRooms

Se hai una stampante e uno scanner: stampa, firma, timbra, scansiona e salva come PDF

Se non hai uno scanner: stampa, firma, timbra, poi fotografa il documento con lo smartphone in buona risoluzione (almeno 300 dpi)

Se usi firma digitale: puoi firmare digitalmente il PDF con un certificato qualificato (CNS, CIE, firma remota) — contattaci per istruzioni

Invia il file (PDF, JPG o PNG) via email a: info@sellrooms.it

Oggetto email consigliato: "DPA firmato — [Nome struttura] — [Data]"

Riceverai conferma di ricezione entro 48 ore lavorative. SellRooms firmerà a sua volta e ti restituirà copia del contratto controfirmato

⚠️ Conserva sempre una copia del contratto firmato

Il DPA deve essere conservato per tutta la durata del rapporto contrattuale con SellRooms e per almeno 5 anni dalla sua scadenza. Il Garante della Privacy può richiedere di esibire il documento in qualsiasi momento durante un'ispezione. Conserva sia la copia cartacea che quella digitale in un luogo sicuro.

Verifica finale

7 Verifica il tuo stato di conformità

Dopo aver completato tutte le operazioni, usa il Check Tecnico nel modulo GDPR per verificare lo stato complessivo della tua conformità.

✅
Registro dei Trattamenti compilato — Il sistema ha già precompilato il documento sulla base dei dati della tua struttura. Verifica che sia aggiornato.
✅
DPA firmato e inviato — Il contratto Art. 28 GDPR è stato firmato, timbrato e inviato a info@sellrooms.it
✅
Privacy Policy pubblicata — SellRooms pubblica automaticamente la Privacy Policy aggiornata sul tuo pannello
✅
Informativa Check-in disponibile — Il documento per gli ospiti è disponibile nel modulo e può essere stampato o inviato via WhatsApp/email
✅
Cookie Policy attiva — Il banner cookie e la policy sono già attivi sul sito sellrooms.it
⚠️
Aggiornamento annuale — Ricorda di verificare ogni anno che il DPA e il Registro siano ancora aggiornati rispetto alle normative vigenti. SellRooms ti notificherà in caso di modifiche necessarie.

FAQ

? Domande Frequenti

Q: Sono obbligato a firmare il DPA anche se sono un piccolo B&B?
A: Sì. Il GDPR non fa distinzione in base alle dimensioni dell'attività. Qualunque struttura che tratta dati personali di terzi — anche un singolo appartamento affittato su Airbnb — è soggetta all'obbligo di DPA con i propri fornitori software.

Q: Cosa succede se non firmo il DPA?
A: Operi in violazione dell'Art. 28 GDPR. Il Garante può irrogare sanzioni fino a €10.000.000 o il 2% del fatturato. Inoltre, in caso di data breach, la mancanza del DPA aggrava significativamente la responsabilità del Titolare.

Q: Devo avere anche un timbro aziendale?
A: Il timbro non è obbligatorio per legge per le persone fisiche e le ditte individuali, ma è fortemente consigliato per le società. Se non ce l'hai, scrivi in stampatello il nome della struttura e la P.IVA nello spazio del timbro, poi contattaci per conferma.

Q: Con quale frequenza devo rinnovare il DPA?
A: Il DPA non ha scadenza annuale automatica, ma va aggiornato ogni volta che cambiano in modo significativo le finalità del trattamento, le categorie di dati trattati o la normativa applicabile. SellRooms ti avviserà quando sarà necessario aggiornarlo.

Q: Posso usare la firma elettronica semplice (es. firma digitale scansionata)?
A: Sì, per il DPA è sufficiente la firma autografa scansionata. Per la massima validità legale puoi anche usare una firma digitale qualificata (FEQ) tramite CNS o CIE. Contattaci per istruzioni specifiche.

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