Manuale Utente

Introduzione

SellRooms è un gestionale web completo per strutture ricettive: B&B, hotel, appartamenti e case vacanze. Permette di gestire prenotazioni, contabilità, adempimenti di legge (AlloggiatiWeb, ISTAT) e molto altro, tutto da un'unica interfaccia accessibile da qualsiasi dispositivo.

Cosa puoi fare con SellRooms

• Gestire prenotazioni da tutti i canali (Booking.com, Airbnb, Expedia, diretta)
• Tenere la contabilità con entrate e uscite (Primanota)
• Inviare schedine di polizia tramite AlloggiatiWeb
• Trasmettere dati ISTAT via Ross1000
• Generare ricevute per gli ospiti
• Controllare serrature smart da remoto (piano Full)
• Inviare messaggi automatici via WhatsApp (piano Premium+)
• Visualizzare KPI e analytics (piano Full)

Requisiti di sistema

• Browser moderno: Chrome, Firefox, Safari, Edge (versioni recenti)
• Connessione Internet
• Nessuna installazione richiesta — tutto funziona via browser

Registrazione e Accesso

Registrazione

Per creare un nuovo account SellRooms, vai su registrazione.php e compila il form con i tuoi dati aziendali.

1. Inserisci la Ragione Sociale (nome azienda o persona fisica)
2. Scegli username e password — usa una password sicura di almeno 8 caratteri
3. Inserisci l'email — verrà usata per comunicazioni e recupero password
4. Seleziona il piano che preferisci (puoi cambiarlo in seguito)
5. Conferma la registrazione — riceverai un'email di attivazione

Accesso al Pannello

Visita la homepage di SellRooms e clicca su Accedi nella barra di navigazione. Inserisci le tue credenziali nella finestra di login che apparirà.

Una volta autenticato, verrai reindirizzato al Pannello di Controllo (dashboard.php). La barra di navigazione del sito mostrerà il tuo nome e il link diretto al pannello.

Uscire dal Pannello (Logout)

Clicca sul pulsante Esci (icona uscita) nella barra di navigazione in alto. La sessione verrà chiusa e verrai reindirizzato alla homepage.

Wizard Setup Guidato

Il Wizard Setup Guidato è la procedura consigliata per configurare la tua struttura per la prima volta. Guida l'utente attraverso 5 passi sequenziali, partendo dalla creazione della struttura fino alla configurazione delle integrazioni.

I 5 Passi del Wizard

Gli step 3 e 4 mostrano un pulsante "Salta" — puoi configurare AlloggiatiWeb e Ross1000 in seguito dalla sezione Configurazioni.

Al completamento del wizard, il pannello si ricarica automaticamente con la nuova struttura attiva.

Panoramica del Pannello

Il Pannello di Controllo è la schermata principale di SellRooms. Si accede tramite dashboard.php. Dalla barra di navigazione superiore puoi spostarti tra le sezioni principali.

Navigazione Principale

Selettore Struttura

In alto a destra nell'header del pannello trovi il menu a tendina della struttura. Se hai più strutture registrate, usa questo menu per passare da una all'altra. Tutti i dati (prenotazioni, wallet, calendari) si aggiorneranno automaticamente per la struttura selezionata.

Widget Dashboard

La schermata principale mostra quattro widget di riepilogo:

• Saldo Wallet — totale entrate meno uscite
• Entrate — ricavi del periodo selezionato
• Uscite — spese del periodo selezionato
• Prossime Prenotazioni — i prossimi 5 arrivi

Strutture

Una struttura rappresenta la tua proprietà ricettiva (B&B, hotel, appartamento, ecc.). Puoi avere più strutture registrate in base al tuo piano di abbonamento.

Creare una Nuova Struttura

Hai due modi per creare una struttura:

1. Wizard Setup Guidato — consigliato per la prima configurazione (vedi sezione dedicata)
2. Dal menu struttura — clicca sul menu a tendina della struttura e seleziona Aggiungi nuova struttura

Campi della Struttura

Camere

Ogni struttura può avere una o più camere (o unità abitative). Le camere vengono associate alle prenotazioni e permettono di gestire la disponibilità in modo granulare.

Aggiungere una Camera

Vai in Configurazioni → Camere e clicca Aggiungi Camera. Compila il form:

Gestire le Camere Esistenti

Dall'elenco camere puoi:

• Modificare i dati della camera
• Eliminare la camera (solo se non ha prenotazioni attive)

Prenotazioni

La sezione Prenotazioni è il cuore operativo di SellRooms. Qui visualizzi, crei e gestisci tutte le prenotazioni della struttura.

Visualizzazioni Disponibili

• Lista — elenco tabulare con ricerca e filtri Tutti i piani
• Calendario Mensile — vista a griglia del mese Premium+
• Vista Matrice — camere per righe, giorni per colonne Premium+

Colonne dell'Elenco Prenotazioni

Filtrare le Prenotazioni

Usa la barra di ricerca e i pulsanti filtro per trovare rapidamente le prenotazioni:

• Ricerca testuale — cerca per nome ospite
• Tutte — mostra tutte le prenotazioni
• Future — solo prenotazioni con arrivo da oggi in poi
• Passate — solo prenotazioni con arrivo nel passato

Creare una Nuova Prenotazione

1. Clicca il pulsante Nuova Prenotazione in alto a destra nella sezione
2. Si apre il modulo di inserimento. Compila i dati dell'ospite (nome, cognome, documento)
3. Seleziona la camera e le date di check-in/check-out
4. Inserisci il totale e la piattaforma di provenienza
5. Imposta lo stato iniziale (In attesa o Confermata)
6. Clicca Salva per confermare la prenotazione

Dettaglio Prenotazione

Cliccando sull'icona occhio o sul nome dell'ospite si accede alla pagina di Dettaglio Prenotazione. Da qui puoi:

• Visualizzare tutti i dati dell'ospite e del soggiorno
• Cambiare la piattaforma di provenienza (logo OTA)
• Aggiornare lo stato della prenotazione
• Scansionare un documento con OCR per compilare automaticamente i dati ospite
• Stampare o esportare la scheda prenotazione

Stati delle Prenotazioni

Calendario Premium+

La vista Calendario offre una rappresentazione visiva delle prenotazioni su due modalità:

Vista Mensile

Mostra un calendario a griglia del mese corrente. Ogni cella rappresenta un giorno. Le prenotazioni appaiono come blocchi colorati che si estendono sui giorni del soggiorno. Clicca su una prenotazione per vedere il dettaglio.

Vista Matrice (Settimanale)

Mostra le camere nelle righe e i giorni della settimana nelle colonne. Ottima per verificare la disponibilità e individuare sovrapposizioni. Ogni blocco colorato indica una prenotazione attiva su quella camera.

Naviga avanti e indietro con le frecce per spostarti tra le settimane.

Wallet & Primanota

La sezione Wallet gestisce la contabilità semplificata della struttura: entrate, uscite e saldo totale.

Riepilogo Finanziario

In cima alla sezione trovi tre card con:

• Saldo totale — bilancio netto (entrate - uscite)
• Entrate — totale ricavi del periodo
• Uscite — totale spese del periodo

Ogni card mostra anche la variazione percentuale rispetto al periodo precedente.

Aggiungere un Movimento

1. Clicca Aggiungi Entrata o Aggiungi Uscita
2. Inserisci la data del movimento
3. Inserisci la descrizione (es. "Prenotazione Mario Rossi", "Pulizie")
4. Inserisci l'importo in euro
5. Seleziona la categoria (affitto, servizi, spese, ecc.)
6. Clicca Salva

Filtrare i Movimenti

La tabella storico movimenti supporta:

• Ricerca per descrizione
• Filtro per anno (anno corrente, precedente, tutti)
• Filtro per tipo (solo entrate, solo uscite, tutti)
• Filtro per mese

Azioni sui Movimenti

• Modifica — correggi un movimento esistente
• Stampa — genera un documento stampabile del movimento
• Elimina — rimuove definitivamente il movimento

Schedine Premium+

La sezione Schedine gestisce gli adempimenti burocratici obbligatori per le strutture ricettive italiane. È divisa in tre sotto-sezioni:

AlloggiatiWeb — Comunicazione Ospiti

In Italia, ogni struttura ricettiva è obbligata a comunicare i dati degli ospiti alla Polizia di Stato entro 24 ore dall'arrivo tramite il portale AlloggiatiWeb.

SellRooms si integra direttamente con AlloggiatiWeb. Per ogni prenotazione confermata, puoi inviare la schedina con un click.

1. Assicurati di aver configurato le credenziali AlloggiatiWeb (vedi sezione Configurazioni)
2. Vai in Schedine → AlloggiatiWeb
3. Verifica che i dati dell'ospite siano completi (documento, nazionalità, data di nascita)
4. Clicca Invia Schedina per trasmettere i dati al portale
5. La colonna "Inviato" si aggiornerà con data e ora della trasmissione

ISTAT / Ross1000 — Dati Statistici

Le strutture ricettive devono trasmettere mensilmente dati statistici all'ISTAT sulle presenze. SellRooms si integra con Ross1000, il software ufficiale per la trasmissione automatica dei dati ISTAT.

1. Configura le credenziali Ross1000 (vedi sezione Configurazioni)
2. Vai in Schedine → ISTAT
3. Seleziona il periodo di riferimento (mese/anno)
4. Verifica il riepilogo delle presenze generate dalle prenotazioni
5. Clicca Trasmetti Dati ISTAT per l'invio

Ricevute Premium+

Puoi generare ricevute fiscali per ogni prenotazione completata. Le ricevute vengono generate automaticamente in formato PDF con i dati dell'ospite e della struttura.

• Scarica ricevuta — genera il PDF per la prenotazione selezionata
• Invia per email — trasmette la ricevuta all'indirizzo email dell'ospite
• Archivio ricevute — elenco di tutte le ricevute emesse con filtri

Configurazioni

La sezione Configurazioni raccoglie tutte le impostazioni della struttura, divise in sotto-tab.

Camere

Gestione delle camere/unità della struttura selezionata. Vedi sezione Camere per il dettaglio.

AlloggiatiWeb — Credenziali

Inserisci le credenziali del portale AlloggiatiWeb per abilitare l'invio automatico delle schedine di polizia.

Ross1000 — Credenziali ISTAT

Inserisci le credenziali Ross1000 per la trasmissione automatica dei dati statistici ISTAT.

Messaggi di Cortesia Premium+

Configura messaggi automatici da inviare agli ospiti via WhatsApp:

• Messaggio di Benvenuto — inviato all'arrivo dell'ospite
• Messaggio di Ringraziamento — inviato alla partenza con richiesta recensione
• Personalizza il testo usando variabili come {nome}, {struttura}, {checkin}

Domotica Solo Full

La sezione Domotica permette di controllare i dispositivi smart della struttura direttamente dal pannello. Disponibile solo nel piano Full.

Dispositivi Supportati

• Serrature Smart — WeLock e altri brand compatibili
• Termostati — controllo temperatura da remoto
• Luci — accensione/spegnimento illuminazione
• Telecamere — monitoraggio accessi (aree comuni)

Gestione Serrature

Per ogni camera con serratura smart puoi:

• Visualizzare lo stato (aperta/chiusa) in tempo reale
• Aprire o chiudere la serratura da remoto
• Verificare il livello batteria del dispositivo
• Generare codici di accesso temporanei per gli ospiti

Piani e Licenze

SellRooms offre quattro piani di abbonamento con funzionalità crescenti:

Cambiare Piano

Per aggiornare il tuo abbonamento, accedi al pannello e fai click sul banner di upgrade che appare sulle funzioni non disponibili, oppure contatta il supporto.

Domande Frequenti

Non riesco ad accedere al pannello

Verifica che le credenziali siano corrette. Se hai dimenticato la password, usa la funzione di recupero nella pagina di login. Se l'abbonamento è scaduto, ti verrà mostrata automaticamente una schermata di rinnovo.

Come aggiungo una seconda struttura?

Clicca sul menu a tendina della struttura in alto nel pannello e seleziona Aggiungi nuova struttura. Se il numero massimo di strutture per il tuo piano è già raggiunto, il link sarà disabilitato con un messaggio che indica il limite. Considera di upgradate al piano successivo.

Posso importare le prenotazioni da Booking.com o Airbnb?

Attualmente le prenotazioni vengono inserite manualmente o tramite il Channel Manager (piano Full). La funzione di importazione automatica via iCal/API OTA è disponibile nel piano Full.

Il portale AlloggiatiWeb mi dà errore

Verifica che le credenziali inserite in Configurazioni → AlloggiatiWeb siano corrette. Assicurati che il servizio del portale Polizia di Stato sia raggiungibile (possibili manutenzioni programmate). Controlla che i dati dell'ospite siano completi (documento d'identità valido, nazionalità, data di nascita).

Come stampo o esporto in PDF il manuale?

Usa il pulsante Stampa / PDF in alto a destra in questa pagina. Il browser aprirà la finestra di stampa — seleziona Salva come PDF come destinazione.

Ho perso dei dati / un movimento non compare

Controlla i filtri attivi nella tabella — potrebbe essere applicato un filtro per anno o tipo che nasconde il movimento. Rimuovi tutti i filtri e usa la ricerca per trovare il record.

Dove trovo il Codice CIN?

Il CIN (Codice Identificativo Nazionale) si ottiene sul portale del Ministero del Turismo (bdsr.turismo.gov.it). È obbligatorio per tutte le strutture ricettive dall'1 gennaio 2024.