Bentornato! Accedi al tuo pannello.
Non hai ancora un account?
Scopri come SellRooms garantisce la piena conformità al Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e al Provvedimento del Garante per la Protezione dei Dati Personali n. 10244195, che disciplina il trattamento dei dati degli ospiti nelle strutture ricettive.
Il Garante per la Protezione dei Dati Personali ha emanato un provvedimento specifico che regolamenta il trattamento dei dati personali degli ospiti presso le strutture ricettive italiane.
Il provvedimento riguarda tutti i gestori di strutture ricettive (hotel, B&B, case vacanza, affittacamere, residence) obbligati dalla legge a raccogliere e trasmettere le generalità degli ospiti alla Pubblica Sicurezza ai sensi dell'art. 109 T.U.L.P.S. (R.D. 773/1931).
Il Garante specifica che i dati raccolti ai fini delle schedine alloggiati sono: nome, cognome, luogo e data di nascita, cittadinanza, residenza, tipo e numero di documento d'identità. Tali dati non possono essere utilizzati per finalità diverse da quelle di pubblica sicurezza.
I dati raccolti per l'obbligo di legge devono essere conservati per il solo periodo necessario all'adempimento. Il Garante vieta espressamente il riutilizzo delle informazioni per finalità commerciali, marketing o profilazione senza consenso esplicito dell'interessato.
Prima della raccolta dei dati, il titolare del trattamento è obbligato a fornire all'ospite l'informativa ai sensi dell'art. 13 GDPR, indicando finalità, base giuridica, titolare, responsabili e diritti dell'interessato. L'informativa deve essere chiara, accessibile e comprensibile.
Il provvedimento chiarisce che le fotografie del documento e i selfie dell'ospite non rientrano nell'obbligo di legge e costituiscono trattamento di dati aggiuntivi. Per raccoglierli è necessario il consenso libero, specifico e informato dell'interessato ai sensi dell'art. 6(1)(a) GDPR.
La comunicazione alle autorità di Pubblica Sicurezza (Portale Alloggiati) deve avvenire entro 24 ore dall'arrivo dell'ospite. Il gestore è responsabile della correttezza dei dati trasmessi e della sicurezza del canale di comunicazione utilizzato.
«Il trattamento dei dati degli ospiti delle strutture ricettive, effettuato per adempiere agli obblighi previsti dall'art. 109 T.U.L.P.S., trova la propria base giuridica nell'art. 6, par. 1, lett. c) del Regolamento UE 2016/679 (obbligo legale). Il titolare non può utilizzare tali dati per scopi diversi senza acquisire uno specifico consenso.»
Il GDPR richiede che ogni trattamento di dati personali abbia una base giuridica esplicita. SellRooms distingue con precisione le diverse finalità.
Il trattamento è necessario per adempiere a un obbligo legale al quale è soggetto il titolare. Riguarda:
Ai sensi degli artt. 15–22 del Regolamento UE 2016/679, ogni ospite ha i seguenti diritti esercitabili gratuitamente.
Per esercitare i propri diritti: privacy@sellrooms.it — Risposta garantita entro 30 giorni (art. 12 GDPR)
Abbiamo progettato la piattaforma con il principio Privacy by Design e by Default (art. 25 GDPR): la protezione dei dati è integrata fin dall'architettura, non aggiunta a posteriori.
Tutte le comunicazioni avvengono esclusivamente su protocollo HTTPS/TLS. I dati dell'ospite non transitano mai in chiaro.
I dati sono archiviati su server localizzati nell'Unione Europea, garantendo piena applicabilità del GDPR e nessun trasferimento extra-UE.
Ogni struttura accede ai propri dati tramite credenziali personali. Nessun operatore può vedere i dati di altre strutture.
L'elaborazione OCR dei documenti avviene interamente nel browser dell'ospite (Tesseract.js lato client). La foto non viene mai inviata a server terzi.
SellRooms mantiene il Registro delle Attività di Trattamento (art. 30 GDPR) aggiornato per ogni tipologia di dato elaborato.
Tutto il personale che ha accesso ai dati riceve formazione periodica sulle normative privacy e sulle procedure operative sicure.
Con tutti i fornitori che trattano dati per conto di SellRooms sono stipulati accordi di Data Processing Agreement (art. 28 GDPR).
Sono predisposte procedure di risposta agli incidenti: in caso di violazione, il Garante viene notificato entro 72 ore (art. 33 GDPR).
Prima della raccolta dati, l'ospite riceve l'informativa completa con finalità, base giuridica, titolare, diritti e contatti del DPO. Nessun dato viene raccolto senza informativa preventiva.
Il check-in distingue chiaramente tra trattamento obbligatorio per legge (nessun consenso richiesto) e trattamenti facoltativi (selfie, email), per i quali è richiesto consenso esplicito e separato.
L'informativa privacy è disponibile in 5 lingue (IT, EN, FR, DE, ES) per garantire che ogni ospite comprenda pienamente i propri diritti nella propria lingua.
I dati raccolti vengono inviati automaticamente al Portale Alloggiati della Polizia di Stato entro i termini di legge, minimizzando il rischio di errori manuali e ritardi.
Con SellRooms, la struttura è guidata passo dopo passo nel rispetto di tutti gli obblighi normativi.
Il gestore della struttura è il Titolare del Trattamento. Deve identificarsi chiaramente nell'informativa fornita agli ospiti e rispondere delle proprie scelte in merito al trattamento dei dati.
Prima di raccogliere qualsiasi dato, il gestore deve fornire l'informativa ex art. 13 GDPR. L'informativa deve indicare: finalità, basi giuridiche, periodo di conservazione, diritti e recapiti del titolare.
L'art. 109 T.U.L.P.S. obbliga le strutture a comunicare le generalità degli ospiti alla questura territorialmente competente entro 24 ore dall'arrivo tramite il Portale Alloggiati Web.
I dati raccolti per l'obbligo di legge non possono essere utilizzati per marketing, profilazione o comunicazioni commerciali senza acquisire un separato consenso esplicito dell'ospite.
Il titolare è tenuto ad adottare misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i dati da accessi non autorizzati, perdita, distruzione o diffusione illecita (art. 32 GDPR).
Il gestore deve garantire che gli ospiti possano esercitare i diritti GDPR (accesso, rettifica, cancellazione, portabilità, opposizione) e rispondere entro 30 giorni dalla richiesta.
Con SellRooms il check-in digitale degli ospiti è conforme al Provvedimento del Garante, al GDPR e all'obbligo di comunicazione alla Pubblica Sicurezza. Nessuna sanzione, nessun errore manuale, ospiti informati e tutelati.